Wasserspender im Büro steuerlich absetzen: Das sollten Unternehmen wissen

Getränke am Arbeitsplatz: Steuerliche Einordnung 

Wasser, Kaffee oder Tee, die Mitarbeitenden im Betrieb zur Verfügung gestellt werden, können steuerlich anders behandelt werden als Lohn oder geschäftliche Bewirtung. Entscheidend sind unter anderem der Anlass, der Personenkreis und ob die Getränke im betrieblichen Rahmen bereitgestellt und verzehrt werden.
Die steuerliche Einordnung kann sich unterscheiden, wenn Getränke: 

• allgemein im Büro bereitstehen 
• bei internen Besprechungen angeboten werden 
• Kunden oder Geschäftspartnern bereitgestellt werden 
• Teil einer geschäftlichen Bewirtung sind 
• auch privat genutzt werden können 

Welche Kosten können bei einem Wasserspender relevant sein? 

Je nach Modell und Vertragsart können verschiedene Kosten entstehen: 

• Kaufpreis des Wasserspenders 
• monatliche Mietzahlungen 
• Installation und Anschluss an die Wasserleitung 
• Wartung und Reparaturen 
• Filter und Filterwechsel 
• CO2-Zylinder für Sprudelwasser 
• Reinigung und Desinfektion 
• Strom- und Wasserverbrauch 
• Anfahrt und Serviceeinsätze 

Wasserspender mieten oder kaufen? 

Beim Kauf wird der Wasserspender als Anschaffung erworben. Je nach Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und steuerlicher Einordnung kann eine Abschreibung relevant sein. Bei der Miete fallen regelmäßige Zahlungen an. Diese können bei betrieblicher Nutzung steuerlich anders behandelt werden als ein Kaufpreis. Ob Mietzahlungen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, sollte anhand des Vertrags mit der Steuerberatung geklärt werden.
Für die Entscheidung zwischen Kauf und Miete sind außerdem wichtig: 

• verfügbare Liquidität 
• Vertragslaufzeit 
• Wartungs- und Reparaturleistungen 
• Filterwechsel und Verbrauchsmaterialien 
• Flexibilität bei Standort- oder Teamänderungen 
• Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer 

Betriebliche Nutzung und Dokumentation 

Eine nachvollziehbare betriebliche Nutzung ist für die steuerliche Einordnung wichtig. Der Wasserspender sollte dem Unternehmen zugeordnet sein und im betrieblichen Umfeld genutzt werden.
Eine sinnvolle Dokumentation umfasst: 

• Anbieter, Gerät und Vertragsart 
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer 
• Kauf-, Miet- und Servicekosten 
• Kosten für Filter, CO2 und Wartung 
• Zahlungsnachweise 
• Aufstellort und betrieblicher Nutzungszweck 
• gegebenenfalls Aufteilung bei gemischter Nutzung 

Wasserspender als Mitarbeiter-Benefit 

Ein Wasserspender kann ein praktischer Bestandteil der Büroausstattung sein. Er stellt Wasser leicht erreichbar bereit und kann je nach Modell stilles, gekühltes oder sprudelndes Wasser anbieten.

Ob die Bereitstellung als Mitarbeiter-Benefit zu steuerlichen oder lohnsteuerlichen Folgen führt, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab. Deshalb sollten Unternehmen insbesondere bei Sonderregelungen, zusätzlichen Leistungen oder einer Nutzung außerhalb des Betriebs steuerlichen Rat einholen. 

Die gesundheitliche Wirkung eines Wasserspenders sollte nicht pauschal versprochen werden. Er kann die Verfügbarkeit von Wasser verbessern, ob Mitarbeitende mehr trinken, hängt aber auch von Gewohnheiten und Arbeitsorganisation ab.

Kosten und Vertrag genau prüfen 

Vor Vertragsabschluss sollten Unternehmen alle Leistungen transparent vergleichen: 

• Was ist im Mietpreis enthalten? 
• Wer übernimmt Installation und Wartung? 
• Wie oft werden Filter gewechselt? 
• Welche CO2- und Verbrauchskosten entstehen? 
• Welche Reaktionszeit gilt bei Störungen? 
• Gibt es Mindestlaufzeiten oder Kündigungsfristen? 
• Welche Kosten fallen bei Mehrverbrauch oder Standortwechsel an? 

Was sollte mit der Steuerberatung geklärt werden? 

Vor dem Kauf oder der Miete lohnt sich eine kurze Abstimmung mit der Steuerberatung.
Mögliche Fragen sind: 

• Wie wird der Kaufpreis steuerlich behandelt? 
• Können Mietkosten als Betriebsausgaben berücksichtigt werden? 
• Wie sind Filter, CO2 und Wartung einzuordnen? 
• Was gilt für Wasser, das Mitarbeitenden bereitgestellt wird? 
• Gibt es Besonderheiten bei Kundinnen, Kunden oder Geschäftspartnern? 
• Welche Belege sollten aufbewahrt werden? 
• Was gilt bei gemischter oder privater Nutzung? 

Fazit: Steuerliche Behandlung individuell prüfen 

Ein Wasserspender kann die Trinkwasserversorgung im Büro vereinfachen und ein sinnvoller Bestandteil der Arbeitsumgebung sein. Kosten für Kauf, Miete, Wartung und Verbrauchsmaterialien können bei betrieblicher Nutzung steuerlich relevant sein. 

Die konkrete Behandlung hängt jedoch vom Einzelfall ab. Unternehmen sollten alle Belege sorgfältig aufbewahren und die steuerliche Einordnung mit ihrer Steuerkanzlei klären. 

Sie möchten einen Wasserspender fürs Büro mieten? fresh at work berät Sie zu Geräten, Installation und Service. Die steuerliche Behandlung besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

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