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Kaffeevollautomat mieten oder leasen: Welche Lösung passt besser?

Kauf, Leasing oder Miete - welches Anschaffungsmodell empfiehlt sich?

Beim Kauf erlangt das Unternehmen zwar die vollständige Kontrolle über die Maschine, ihre Wartung und ihre Nutzung, allerdings kann der Kauf hochwertiger Maschinen schnell teuer werden. Schnell wechselnde Produkte und Markttrends sowie der erhöhte Verschleiß durch intensive Nutzung lassen daher Anschaffungsmodelle vorteilhafter erscheinen, die einen gewissen Service durch den Hersteller bieten.

An dieser Stelle kommen Leasing und Miete ins Spiel. Beide Modelle bieten Unternehmen eine Alternative zum teuren Kauf. Doch die Unterschiede liegen im Detail. Während Leasing oft mit langen Vertragslaufzeiten und zusätzlichen Kosten für Wartung und Reparaturen verbunden ist, bietet die Miete meist eine flexiblere Lösung. Letztlich hängt die Entscheidung, ob man einen Kaffeevollautomaten leasen oder mieten möchte, ganz von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

In diesem Zusammenhang sind im Wesentlichen folgenden Fragen vorab zu beantworten:

Wie lange sind die geplante Nutzungsdauer und damit die Gesamtkosten?
Soll der Kaffeevollautomat in das Eigentum des Unternehmens übergehen?
Wie wichtig ist Flexibilität (Vertragslaufzeiten, neue Modelle)?
Wer soll für Wartung, Instandhaltung und Service zuständig sein?

Leasing

Leasing ist ein mietähnliches Finanzierungsmodell, bei dem der Leasinggeber (Eigentümer des Kaffeevollautomaten) dem Leasingnehmer (Unternehmen) ein Wirtschaftsgut (Kaffeevollautomat) zur Nutzung überlässt. Der Leasingnehmer zahlt hierfür regelmäßige Leasingraten über einen fest vereinbarten Zeitraum. Der Leasinggeber ist dabei nicht zwingend identisch mit dem Hersteller des Kaffeevollautomaten. Er kann auch ein Dritter, beispielsweise eine Leasinggesellschaft oder ein spezialisiertes Finanzierungsunternehmen, sein.

Es gibt zwei Hauptarten von Leasing:

Operatives Leasing – Kurzfristige oder mittelfristige Nutzung ohne automatische Eigentumsübertragung am Ende der Laufzeit.
Finanzierungsleasing – Langfristige Nutzung mit festen Vertragslaufzeiten, verbunden mit Kaufoption oder -verpflichtung am Ende der Laufzeit.

Beim Leasing hat das Unternehmen am Ende der Vertragslaufzeit die Möglichkeit, manchmal sogar die Verpflichtung, den Kaffeevollautomaten zum Restkaufpreis zu übernehmen. Die Planungssicherheit durch eine feste Leasingdauer und damit kalkulierbare Kosten sind auf der einen Seite positiv. Andererseits führt die Kaufoption zu relativ langen Vertragslaufzeiten (in der Regel zwischen 24 und 60 Monaten) ohne einfache Kündigungsmöglichkeit. Sind ausnahmsweise vertraglich Regelungen zur vorzeitigen Beendigung vorgesehen, gehen diese regelmäßig mit erheblichen Abstandszahlungen einher. Eine weitere Möglichkeit, sich vorzeitig aus einem Leasingvertrag zu lösen, kann ein Aufhebungsvertrag sein. Hierbei einigen sich Leasinggeber und -nehmer einvernehmlich, den Vertrag aufzulösen. Jedoch muss der Leasingnehmer auch in diesem Fall mit Abstandszahlungen oder zusätzlichen Gebühren rechnen. Neben der ohnehin schon langen Laufzeit enthalten die Leasingverträge oftmals Kündigungs- und Verlängerungsklauseln, die das Unternehmen während der Vertragslaufzeit immer im Auge behalten muss, um nicht in eine ungewollte Vertragsverlängerung zu rutschen.

Über die gesamte Vertragslaufzeit sind die zu zahlenden Leasingraten in der Summe oft teurer als beim alternativen Mietmodell. Grund dafür ist die Kaufoption am Ende der Vertragslaufzeit, mit der auch besondere Versicherungspflichten für den Kaffeevollautomaten einhergehen. Darüber hinaus ist beim Leasing die Wartung und Instandhaltung regelmäßig nicht in der normalen Leasingrate enthalten, sondern muss häufig als Full-Service-Leistung zusätzlich gebucht werden. Ansonsten ist das Unternehmen selbst für die Wartung und Instandhaltung des Kaffeevollautomaten verantwortlich. Die Gesamtkosten können daher über die Leasingdauer sogar höher sein als der Wert der Maschine.

Steuerlich muss das Unternehmen beim Finanzierungsleasing den Kaffeevollautomaten in der Bilanz aktivieren und abschreiben. Die Leasingraten sind in diesem Fall nicht in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig, sondern in einen Zins- und einen Tilgungsanteil aufzuteilen. Nur die Zinsen und Abschreibungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, nicht der Tilgungsanteil.

Beim Operativen Leasing hingegen ist der Kaffeevollautomat regelmäßig bilanzneutral und die Leasingraten sind voll als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das Gleiche gilt auch bei der Miete von Kaffeevollautomaten.

Miete

Bei der Vermietung überlässt der Vermieter (Eigentümer des Kaffeevollautomaten) dem Mieter (Unternehmen) den Kaffeevollautomaten gegen ein (monatliches) Entgelt zur vorübergehenden Nutzung. Der Vermieter ist in der Regel auch der Hersteller des Kaffeevollautomaten. Wartung und Reparatur durch den Vermieter sind üblicherweise Bestandteil des Mietvertrages. Der Mieter muss also nicht befürchten, von unerwarteten Zusatzkosten überrascht zu werden. Bei der Miete wird der Kaffeevollautomat in erster Linie für eine kurz- bis mittelfristige Nutzungsdauer überlassen und nicht vom Unternehmen angeschafft. Am Ende der Vertragslaufzeit wird der Kaffeevollautomat an den Vermieter zurückgegeben. Das Unternehmen hat in Folge der kurzen Kündigungsfristen ohne Abstandszahlung die Möglichkeit, je nach Bedarf flexibel zwischen verschiedenen Modellen zu wechseln und so auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.

Vorteile der Miete von Kaffeevollautomaten:

Kein Investitionsrisiko
Hohe Flexibilität durch kurz- bis mittelfristige Vertragslaufzeiten
Wartung- und Service sind regelmäßig in der Miete enthalten
Monatliche Mietkosten sind niedriger als bei einer Neuanschaffung (Kaufpreis)
Absetzbarkeit der Miete als Betriebsausgabe
Bilanzneutralität: Kaffeevollautomat taucht nicht in der Bilanz des Unternehmens auf, weil der Vermieter Eigentümer der Maschine bleibt
Möglichkeit, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und auf neuere Modelle zu aktualisieren

Die Mietkosten können nur dann zum Problem werden, wenn die Miete auf längere Zeit erfolgt und die Mietkosten damit am Ende in der Summe höher ausfallen als der Kaufpreis einer vergleichbaren Maschine. Anders als beim Leasing hat das Unternehmen bei der Miete jedoch regelmäßig die Möglichkeit, den Vertrag flexibel zu kündigen. Die Bestimmung der Laufzeit bleibt damit in der Hand des Unternehmens.

Kaffeevollautomat im Büro mit Hinweis auf Miete und Leasing — Ein Kaffeevollautomat steht in einem Bürobereich. Der Artikel vergleicht Kauf, Miete und Leasing hinsichtlich Kosten, Eigentum, Laufzeit, Wartung und Flexibilität.

Fazit

Im Ergebnis sind Leasing und Miete sehr ähnlich. Der Vorteil des Leasings liegt in der Möglichkeit, den Kaffeevollautomaten über einen längeren Zeitraum hinweg zu erwerben. Ist der Kauf des Kaffeevollautomaten nicht gewollt, empfiehlt sich hingegen die Miete der Maschine. Hier genießen Sie im Wesentlichen die Vorteile des Leasings, kombiniert mit größerer Flexibilität hinsichtlich Laufzeit und Modell. Es drohen keine Abstandszahlung bei kurzfristiger Beendigung der Miete. fresh at work bietet Ihnen über das Wartungs- und Servicepaket eines Vermieters hinaus auf Wunsch ein Rundum-sorglos-Paket, einschließlich regelmäßiger Lieferung von Kaffee und Milchprodukten.

Nina Klotz-Hörlin – Rechtsanwältin und Partnerin bei HEUSSEN Franziska Amtstätter, M.A. – Rechtsanwältin und Partnerin bei HEUSSEN

FAQ zu Miete und Leasing von Kaffeevollautomaten

Was ist der Unterschied zwischen Miete und Leasing?

Bei der Miete steht meist die flexible Nutzung eines Geräts mit möglichen Serviceleistungen im Vordergrund. Leasing ist in der Regel eine Finanzierung über eine feste Laufzeit und kann eine Kaufoption oder weitere Vertragsbedingungen enthalten.

Ist Mieten oder Leasen günstiger?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Verglichen werden müssen Gesamtkosten einschließlich Raten, Wartung, Reparaturen, Verbrauchsmaterialien, Laufzeit, Schlusszahlungen und möglicher Zusatzgebühren.

Wer übernimmt beim Leasing die Wartung?

Das hängt vom Vertrag ab. Wartung und Reparatur können enthalten sein oder als zusätzliche Serviceleistung gebucht werden. Unternehmen sollten Zuständigkeiten und Kosten ausdrücklich prüfen.

Welche Vorteile bietet die Miete eines Kaffeevollautomaten?

Miete kann die Anfangsinvestition reduzieren und je nach Angebot Wartung, Reparatur, Installation und Verbrauchsmaterialien bündeln. Laufzeit und Kündigungsbedingungen müssen im Vertrag geprüft werden.

Was sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden?

Wichtig sind Eigentum, Laufzeit, Kündigung, Kaufoption, Restwert, Wartung, Reparatur, Verbrauchsmaterialien, Zusatzkosten, Rückgabe und die steuerliche Behandlung.

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