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Kaffee
Kaffee und Wasser im Büro steuerlich absetzen: Das sollten Unternehmen wissen
- Kaffee für Mitarbeitende ist zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar – kein Sachbezug, keine Lohnsteuer[1]
- Aufmerksamkeit vs. Bewirtung: Der Unterschied entscheidet über 100% oder nur 70% Absetzbarkeit[1]
- 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze wird durch Kaffee und Wasser am Arbeitsplatz nicht belastet[1]
- Kauf vs. Miete: Mietraten sofort zu 100% absetzbar – Kauf nur über AfA-Abschreibung in 5–7 Jahren[2]
- Warum das Mietmodell von fresh at work steuerlich und operativ die effizientere Wahl ist
Ist Kaffee für Mitarbeitende im Büro steuerlich absetzbar?
Kaffee, Tee und Wasser am Arbeitsplatz sind nach R 19.6 Abs. 2 LStR als steuerfreie Aufmerksamkeit eingestuft – ohne Lohnsteuer, ohne Sozialabgaben, ohne betragsmäßige Grenze.[1]
Alle Kosten für Kaffeebohnen, Milchpulver, Tee, Wasser und Zubehör sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar und mindern den zu versteuernden Gewinn in voller Höhe – ohne Anrechnung auf die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze.[1]
Was ist der Unterschied zwischen Aufmerksamkeit, Sachbezug und Bewirtung?
Drei steuerliche Kategorien entscheiden dabei über die Absetzbarkeit:[1]
- Aufmerksamkeit (100% absetzbar): Kaffee, Tee und Wasser, die Mitarbeitenden während der Arbeitszeit kostenlos bereitstehen. Kein geldwerter Vorteil, keine Anrechnung auf die 50-Euro-Grenze.
- Sachbezug (steuerpflichtig ab Grenzwert): Sobald Mitarbeitende Lebensmittel mit nach Hause nehmen oder subventionierte Mahlzeiten erhalten, greifen amtliche Sachbezugswerte. Ab 2026: Frühstück 2,37 €, Mittag- oder Abendessen je 4,57 €.[1]
- Bewirtung (nur 70% absetzbar): Externe Kunden oder Geschäftspartner beim Essen – hier greift § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Interner Kaffeebetrieb ist davon nicht betroffen.[1]
Welche steuerlichen Vorteile hat das Mietmodell konkret?
Die folgende Tabelle zeigt den steuerlichen Vergleich zwischen Kauf und Mietmodell bei einem Kaffeevollautomaten für 7.000 Euro über fünf Jahre.[1],[2]
| Kriterium | Kauf (7.000 €) | Mietmodell (250 €/Monat) |
| Steuerliche Behandlung | AfA über 5–7 Jahre | Sofort 100% Betriebsausgabe |
| Jährliche Entlastung | ca. 1.400 € | ca. 3.000 € |
| Kapitalbindung | hoch | keine |
| Anlagevermögen | aktiviert | nicht aktiviert |
| Ausfallrisiko | beim Käufer | beim Anbieter |
| Wartung steuerlich | separat absetzbar | im Mietpreis inklusive |
Steuerlicher Vergleich Kauf vs. Mietmodell für einen Bürokaffeevollautomaten – Richtwerte, Einzelfall mit Steuerberatung klären.
Das Mietmodell von fresh at work schließt Wartung, Verbrauchsmaterial und Service im monatlichen Fixpreis ein – unser Rundum-Sorglos-Service deckt alle Leistungen ab. Ist das Gerät defekt, reagieren wir garantiert innerhalb von 24–48 Stunden; Ihr fester persönlicher Ansprechpartner koordiniert für Sie alles. Der Total Cost of Ownership – die Gesamtkostenbetrachtung über die Nutzungsdauer – ist von Anfang an klar, ohne starre Laufzeit, ohne Kapitaleinsatz.
Wichtiger Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie Ihre konkrete Situation durch eine Steuerberatung prüfen und bestätigen.
Auf den Punkt gebracht: Kaffee und Wasser im Büro steuerlich absetzen
- Kaffee, Tee und Wasser für Mitarbeitende gelten nach R 19.6 LStR als steuerfreie Aufmerksamkeit – zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar, keine Lohnsteuer, keine Anrechnung auf die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze[1]
- Bewirtung externer Gäste ist nur zu 70% absetzbar – interner Kaffeebetrieb bleibt davon unberührt[1]
- Beim Kauf wird die Kaffeemaschine über 5–7 Jahre abgeschrieben – beim Mietmodell sind Raten sofort zu 100% nach § 4 Abs. 4 EStG absetzbar, kein Kapitaleinsatz, keine Bilanzaktivierung, flexible Laufzeit[2]
- fresh at work bietet das Mietmodell mit vollständigem Rundum-Service: monatlicher Fixpreis, Reparatur und Austausch bei Defekt in 24–48 Stunden, ein Ansprechpartner – sofort absetzbar, transparente Budgettreue
FAQ
Ist Kaffee im Büro steuerlich absetzbar?
Belastet kostenloser Kaffee die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze?
Was ist der Unterschied zwischen Aufmerksamkeit und Bewirtung?
Wie wird ein gekaufter Kaffeevollautomat steuerlich abgeschrieben?
Kann ich eine Kaffeemaschinen-Miete sofort absetzen?
Literaturverzeichnis
[1] Haufe.de: Lohnsteuerliche Behandlung von Aufmerksamkeiten – R 19.6 LStR, Haufe Lexware, www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/lohnsteuerrichtlinien-r-196-aufmerksamkeiten_idesk_PI42323_HI1076964.html, zuletzt abgerufen am 24.05.2026.
[2] Bundesministerium der Finanzen: AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter, BMF, www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/2018-07-20-afatab-tabelle.html, zuletzt abgerufen am 24.05.2026.
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