Kaffeevollautomat im Büro steuerlich absetzen: Das sollten Unternehmen wissen

Wann kann ein Kaffeevollautomat steuerlich berücksichtigt werden? 

Grundsätzlich kommt eine steuerliche Berücksichtigung eher infrage, wenn der Kaffeevollautomat dem betrieblichen Zweck dient. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn das Gerät Mitarbeitenden im Büro zur Verfügung steht oder zur Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern genutzt wird. 

Wichtig sind dabei unter anderem: 

• betriebliche Nutzung des Geräts 
• nachvollziehbare Zuordnung zum Unternehmen 
• ordnungsgemäße Rechnungen und Belege 
• klare Dokumentation der Kosten 
• keine überwiegend private Nutzung 

Welche Kosten können relevant sein?

Je nach Kauf- oder Mietmodell können unterschiedliche Kostenpositionen eine Rolle spielen: 

• Kaufpreis des Kaffeevollautomaten 
• monatliche Mietzahlungen 
• Wartung und Reparaturen 
• Reinigungs- und Entkalkungsmittel
• Kaffeebohnen oder Kaffeepulver 
• Milch, Milchpulver und Zucker 
• Kakao und weitere Verbrauchsmaterialien 
• Lieferung, Aufstellung und Installation 

Kaffeevollautomat mieten oder kaufen? 

Beim Kauf wird der Kaffeevollautomat als Anschaffung erworben. Je nach Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und steuerlicher Einordnung kann eine Abschreibung relevant sein. Die konkreten Regeln hängen unter anderem von der Art des Wirtschaftsguts und den geltenden steuerlichen Vorgaben ab. 

Bei der Miete fallen regelmäßige Mietzahlungen an. Diese können, sofern die betrieblichen Voraussetzungen erfüllt sind, anders behandelt werden als der Kaufpreis. Ob und in welchem Umfang die Mietzahlungen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, sollte die Steuerberatung anhand des Vertrags prüfen. 

Die Entscheidung zwischen Kauf und Miete sollte nicht allein aus steuerlichen Gründen getroffen werden.
Ebenfalls wichtig sind: 

• Liquidität und Budget 
• Vertragslaufzeit 
• Wartungs- und Reparaturkosten 
• Flexibilität bei verändertem Verbrauch 
• enthaltene Verbrauchsmaterialien 
• Service und Reaktionszeiten

Kaffee für Mitarbeitende und Gäste 

Kaffee, Tee und Wasser, die im Büro allgemein zur Verfügung gestellt werden, können steuerlich anders behandelt werden als eine Bewirtung bei einer geschäftlichen Veranstaltung. Auch der Anlass, der Personenkreis und die konkrete Ausgestaltung können eine Rolle spielen. 

Deshalb sollten Unternehmen unterscheiden, ob der Kaffee: 

• allgemein für Mitarbeitende bereitsteht 
• im Rahmen einer Besprechung angeboten wird 
• Kunden oder Geschäftspartnern serviert wird 
• Teil einer besonderen Bewirtung oder Veranstaltung ist 

Homeoffice: besondere Vorsicht 

Bei einem Kaffeevollautomaten im häuslichen Arbeitszimmer ist die Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Nutzung besonders wichtig. Eine überwiegend private Nutzung kann gegen eine steuerliche Berücksichtigung sprechen. 

Ob in einem konkreten Fall ein Abzug möglich ist, hängt unter anderem von der Nutzung, dem Arbeitszimmer, dem Vertrag und der beruflichen Situation ab. Unternehmen und Selbstständige sollten dies vorab mit ihrer Steuerberatung besprechen.

So dokumentieren Sie die Kosten richtig 

Eine saubere Dokumentation erleichtert die steuerliche Prüfung.
Sinnvoll ist eine Übersicht mit: 

• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer 
• Anbieter und Vertragsart 
• Kauf-, Miet- oder Servicekosten 
• Kosten für Bohnen und Verbrauchsmaterialien 
• betrieblichem Nutzungszweck 
• Zahlungsnachweis 
• gegebenenfalls Aufteilung bei gemischter Nutzung 

Steuerliche Fragen vor dem Vertragsabschluss klären 

Vor dem Kauf oder der Miete sollten Sie Ihre Steuerberatung insbesondere zu folgenden Punkten befragen: 

• Wie wird der Kaufpreis steuerlich behandelt? 
• Können Mietzahlungen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden? 
• Wie sind Wartung und Reparaturen einzuordnen? 
• Wie werden Kaffee, Milchpulver und Zucker behandelt? 
• Gibt es Besonderheiten bei Kundenbewirtung? 
• Was gilt bei gemischter oder privater Nutzung? 
• Welche Belege und Nachweise werden benötigt? 

Fazit: Kaffeevollautomat im Büro steuerlich prüfen lassen 

Ein Kaffeevollautomat kann für Unternehmen ein praktischer Bestandteil der Büroausstattung und ein geschätzter Mitarbeiter-Benefit sein. Unter bestimmten Voraussetzungen können Kosten für Kauf, Miete, Wartung und Verbrauchsmaterialien steuerlich relevant sein. 

Die genaue Behandlung hängt jedoch von Nutzung, Vertragsmodell, Kostenart und Einzelfall ab. Unternehmen sollten daher alle Belege sorgfältig aufbewahren und die steuerliche Einordnung vorab mit einer Steuerberatung klären. 

Sie möchten einen Kaffeevollautomaten fürs Büro mieten? fresh at work unterstützt Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung und beim Service. Die steuerliche Behandlung besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.

FAQ: Häufige Fragen